DECRETO 42/2014, de 19 de mayo, del Presidente, por el que se regula la gestión documental y la organización y el funcionamiento de los archivos en la Presidencia del Gobierno.
| Fecha de Entrada en Vigor | 1 de Junio de 2014 |
| Sección | I. DISPOSICIONES GENERALES |
| Emisor | PRESIDENCIA DEL GOBIERNO |
| Rango de Ley | Decreto |
El Decreto 49/2004, de 23 de marzo, del Presidente, por el que se regula la organización y funcionamiento de los archivos de la Presidencia del Gobierno de Canarias, se dictó con el propósito de actualizar la regulación anterior, que databa del año 1999, al Sistema de archivos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias implantado y regulado en 2003.
Desde el año 2004 las novedades que inciden en la actividad de los archivos son notables, fruto en buena medida de la evolución tecnológica pero también de nuevas concepciones motivadas por la experiencia en el tratamiento de los soportes tradicionales y en la implantación de las nuevas técnicas de gestión documental y archivo. La idea misma de gestión documental se conecta con el funcionamiento de la Administración en una relación dinámica que supera la perspectiva tradicional del archivo como depósito de documentos de archivo inactivos, para situarlo como inspirador de un sistema estructurado de registro de la actividad administrativa al servicio de la propia Administración y de los ciudadanos, en línea necesaria con la moderna legislación de transparencia administrativa.
En el orden tecnológico, el cambio puede significar una nueva perspectiva de la función de gestión documental, con las comunicaciones electrónicas, y del archivo, con la digitalización de la documentación. Pero lo verdaderamente importante ha sido la diferente perspectiva generada por el cambio normativo en relación con el derecho de los ciudadanos a relacionarse con las Administraciones Públicas por medios electrónicos y con los aspectos básicos de la utilización de las tecnologías de la información en la actividad administrativa, aspectos ambos recogidos en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, que impone la adaptación de las administraciones públicas a tales efectos.
La pretensión de esta regulación, que es una actualización de la anteriormente vigente, no es la de desarrollo normativo integral de las disposiciones estatales o autonómicas, entre las que habría que destacar las encaminadas a ir poniendo en marcha la digitalización documental, sino establecer el marco operativo de funcionamiento de la gestión documental y los archivos en el departamento en los términos de las orientaciones más actuales, sentando las bases para completar el proceso de modernización, que indudablemente tendrá como protagonista al documento electrónico y, en correspondencia, a la digitalización de documentos.
Para ello, la regulación se asienta sobre el proceso de valoración documental, que permite un tratamiento específico a cada documento y a las series en que se agrupan, y también sobre la determinación de la responsabilidad que recae en relación con el manejo de expedientes y el flujo de documentos que circulan en torno a ellos.
En su virtud,
D I S P O N G O:
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El presente Decreto regula la gestión documental y la organización y funcionamiento del sistema de archivos en el ámbito de la Presidencia del Gobierno de Canarias, aplicando al efecto la legislación que regula el patrimonio documental de Canarias y el sistema de gestión documental y archivos de las administraciones públicas canarias, así como la que ordena los procedimientos administrativos y la implantación de la Administración electrónica.
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A los efectos de su aplicación se estará a los conceptos técnicos establecidos en la legislación de patrimonio documental y archivos de Canarias, así como en su normativa de desarrollo.
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Los catálogos de procedimientos administrativos se rigen por las disposiciones que les son de aplicación específica, pero será precisa la valoración documental de los procedimientos en el ámbito del Grupo de Valoración Documental de la Presidencia del Gobierno para su tratamiento en el sistema de gestión documental y archivos.
El presente Decreto resulta de aplicación a los documentos producidos o recibidos en cualquier soporte material a consecuencia de la actividad de los órganos que integran los servicios de la Presidencia del Gobierno.
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La Secretaría General de la Presidencia del Gobierno, por medio del Archivo Central, presta apoyo y asistencia a todos los servicios del departamento que la requieran en relación con la aplicación del presente Decreto y, en general, de la normativa que regula el sistema de gestión documental y archivos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.
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El Grupo de Valoración Documental es el instrumento de apoyo para el ejercicio de las funciones que corresponden a la Secretaría General y de participación de los distintos órganos y unidades de la Presidencia del Gobierno en el impulso y coordinación del sistema de gestión documental del departamento. La composición y el funcionamiento del Grupo de Valoración Documental, en el marco de este Decreto, se efectúa por resolución de la Secretaría General.
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Mediante la identificación y valoración documental se procede al estudio orgánico-funcional de la unidad productora de documentos así como a determinar sus valores primarios, que responden a las necesidades administrativas, fiscales o legales propias de la Administración, y sus valores secundarios, derivados de su importancia para la investigación, y se establecen los plazos para su transferencia, conservación, accesibilidad y eliminación.
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Respecto a las series documentales específicas del departamento, el Grupo de Valoración Documental de la Presidencia del Gobierno propone su aprobación a la Secretaría General, que las remite a la Inspección General de Servicios para su integración en el Sistema de gestión documental y archivos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.
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La identificación y valoración de las nuevas series documentales en el ámbito del Grupo de Valoración Documental de la Presidencia del Gobierno, se realizará bajo la coordinación del Archivo Central y con carácter previo al momento en que se proceda a la redacción de los proyectos de disposiciones que regulen nuevos procedimientos administrativos, en línea con las técnicas de análisis funcional y secuencial de los procesos de trabajo, de conformidad a lo que establece la normativa reguladora...
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