DECRETO 76/2003, de 12 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento del sistema de gestión documental y organización de los archivos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.
| Sección | I. DISPOSICIONES GENERALES |
| Emisor | Consejería de Presidencia e Innovación Tecnológica |
| Rango de Ley | Decreto |
En el año 1990 el Parlamento de Canarias aprobó la Ley 3/1990, de 22 de febrero, de Patrimonio Documental y Archivos de Canarias, que desarrolla las competencias que en materia de archivos y de patrimonio documental están reconocidas en el Estatuto de Autonomía, y en cuya disposición final se autoriza al Gobierno para el desarrollo reglamentario de la misma.
Al día de hoy, se hace imprescindible la aprobación de las normas reglamentarias que promuevan la implantación del Sistema de Archivos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.
La configuración de una administración pública eficaz, transparente y democrática al servicio de los ciudadanos hace necesaria una normativa unificada de tratamiento, organización, custodia, conservación y difusión de los documentos generados en el desarrollo de su actividad administrativa. Es por ello que se ha tomado conciencia de la importancia de la gestión documental y de la correcta organización de los archivos como elementos clave de la gestión administrativa y en consecuencia, de los servicios que éstos prestan tanto a la propia Administración Pública como a los ciudadanos y de la conservación y la utilización social del patrimonio documental, considerando a los archivos como un órgano más de su organización.
Los archivos no son solamente fuentes primarias de información y fuentes para la Historia de Canarias, sino que son también la base de un sistema de gestión de los documentos y de la información para las Administraciones Públicas. Por tanto, el archivo debe incidir en todo el proceso que concierne a los documentos, desde que se generan en las unidades administrativas hasta que se eliminan o se decide conservarlos permanentemente.
El Reglamento que se aprueba mediante este Decreto, va dirigido a asegurar que los documentos producidos por la Administración autonómica cumplan las funciones y los objetivos para los que fueron creados, considerando a los documentos como fuentes de información, que acreditan derechos y deberes de los ciudadanos y de la propia Administración. Por tanto, la correcta gestión de los documentos es esencial para la seguridad jurídica, la gestión eficaz y transparente de la Administración y la garantía de los derechos de los ciudadanos.
Por todo ello, a propuesta del Consejero de Presidencia e Innovación Tecnológica, de acuerdo con el dictamen del Consejo Consultivo de Canarias y previa deliberación del Gobierno en su reunión del día 12 de mayo de 2003,
D I S P O N G O:
Primera.- Dotación de Archivos Centrales. Las Consejerías establecerán y dotarán de los medios necesarios para su funcionamiento a los Archivos Centrales, que, en virtud de lo dispuesto en el artículo 14 del Reglamento anexo al presente Decreto, se encuadren en su estructura orgánica.
Segunda.- El Reglamento Orgánico de la Consejería de Presidencia e Innovación Tecnológica, aprobado por el Decreto 116/2001, de 14 de mayo, queda modificado añadiéndose dos nuevos apartados al artículo 3, con el siguiente texto:
"ñ) Consejo de Archivos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.
o) Comisión General de Valoración Documental de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias."
Tercera.- Integrados en el Archivo Central del Departamento al que estén adscritos, se considerarán los archivos de las empresas públicas de capital mayoritario de la Comunidad Autónoma de Canarias, declaradas por el Gobierno medio instrumental y de servicio técnico propio de su Administración Pública, y en lo que se refiere a los expedientes en que dichas empresas actúen en virtud de tal declaración.
Única.- Mientras por el Gobierno de Canarias no se disponga la configuración del Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias como centro directivo, las funciones que el artículo 19 del Reglamento anexo al presente Decreto le asigna serán ejercidas por la Viceconsejería de Administración Pública.
Única.- Quedan derogadas cuantas disposiciones de igual o inferior rango se opongan a lo establecido en este Decreto.
Primera.- Se faculta al Consejero de Presidencia e Innovación Tecnológica para dictar cuantas disposiciones sean precisas para el desarrollo y ejecución de lo establecido por el presente Decreto.
Segunda.- El presente Decreto entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de Canarias.
Dado en Las Palmas de Gran Canaria, a 12 de mayo de 2003.
EL PRESIDENTE
DEL GOBIERNO,
Román Rodríguez Rodríguez.
EL CONSEJERO DE PRESIDENCIA
E INNOVACIÓN TECNOLÓGICA,
Julio Bonis Álvarez.
A N E X O
REGLAMENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE CANARIAS.
TÍTULO PRELIMINAR PRINCIPIOS GENERALES
El presente Reglamento establece el sistema de gestión de los documentos administrativos y de los archivos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias y las normas generales de su organización y funcionamiento.
El presente Reglamento es de aplicación a la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, sus Organismos Autónomos, Entes Públicos y Empresas Públicas con participación de capital mayoritario de la Administración autonómica.
El sistema de gestión de los documentos administrativos y de organización de los archivos se configura como el conjunto de operaciones y técnicas, integradas en la gestión administrativa general que, basadas en el análisis de la producción, tramitación y valor de los documentos, se dirigen a la planificación, el control, el uso, la conservación y la transferencia o eliminación de los documentos con el objetivo de racionalizar y unificar su tratamiento y conseguir una gestión eficaz y rentable. Asimismo, supone la configuración de centros y servicios que lleven a cabo la planificación, tratamiento y organización de los fondos documentales generados por la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias para hacerlos accesibles y ponerlos al servicio de la información, la gestión administrativa y la investigación.
A efectos de este Reglamento se entiende por:
a) Fondo documental: se denomina fondo documental a la agrupación orgánica de documentos generados por una Institución o persona física o jurídica en el ejercicio de sus funciones, que constituyen el conjunto de las actividades por ella desarrolladas, y que han de dar servicio a los ciudadanos por medio de la custodia e información de sus derechos e intereses, a la adecuada gestión de las instituciones y al fomento de la investigación.
b) Centro de archivo: es el lugar donde se custodian, organizan y sirven los documentos de los diferentes fondos documentales de una o diversas procedencias para los fines anteriormente expuestos, dotado de las instalaciones adecuadas y personal especializado suficiente para su atención.
c) Colección de documentos: es la reunión de documentos que sin poseer carácter orgánico, responde a criterios subjetivos o de conservación.
d) Documento de archivo: es toda fuente de información de cualquier antigüedad, en lenguaje textual, gráfico, sonoro en imagen y/o audiovisual, natural o codificado, en cualquier soporte material, incluyendo expresamente los informáticos, producida o recibida por un organismo en el ejercicio de sus actividades, excluidos los ejemplares no originales de ediciones.
e) Unidad archivística: es el elemento básico de las agrupaciones documentales, que puede ser simple, cuando se compone de un solo documento, o compleja, cuando se trata de una agregación sucesiva de documentos. La unidad archivística más utilizada es el expediente administrativo; otras unidades archivísticas muy utilizadas son el libro de registro, el acta de órgano colegiado, el informe jurídico-administrativo y la correspondencia.
f) Serie documental: es el conjunto de unidades archivísticas producidas en el desarrollo de una función o actividad administrativa regulada por una misma norma de procedimiento.
g) Gestión documental: es la parte de la gestión administrativa centrada en la aplicación de los principios de economía, eficacia y eficiencia en la producción, explotación, valoración, eliminación y servicio de los documentos.
h) Identificación documental: es la actividad que tiene como objetivo el estudio de la estructura orgánica y de las funciones del órgano o sujeto productor de los documentos, y la determinación de las series documentales, que son testimonio de las actuaciones de ese órgano en el ejercicio de sus funciones.
i) Valoración documental: es la actividad que tiene por finalidad analizar y establecer en los documentos los valores primarios, que responden a las...
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