ORDEN de 23 de abril de 2013, por la que se aprueba el Protocolo de Digitalización de documentos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.
| Sección | I. DISPOSICIONES GENERALES |
| Emisor | Consejería de Presidencia, Justicia e Igualdad |
| Rango de Ley | Orden |
La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, reconoce el derecho de los ciudadanos a relacionarse con las Administraciones Públicas por medios electrónicos, regulando los aspectos básicos de la utilización de las tecnologías de la información en la actividad administrativa, en las relaciones entre las Administraciones Públicas, así como en las relaciones de los ciudadanos con las mismas con la finalidad de garantizar sus derechos, un tratamiento común ante ellas y la validez y eficacia de la actividad administrativa en condiciones de seguridad jurídica, constituyendo, por tanto, un hito incuestionable para la modernización de las Administraciones Públicas.
Esta Ley va a tener una marcada incidencia en el ámbito de la gestión y archivo de los documentos administrativos al regular en el Capítulo IV de su Título Segundo, relativo al régimen jurídico de la administración electrónica, aspectos tan fundamentales como el documento administrativo electrónico, las copias electrónicas de documentos, así como el expediente y archivo electrónicos.
En lo que se refiere a la digitalización se establece la posibilidad de convertir los documentos en formato papel a documentos electrónicos manteniendo la validez jurídica siempre que se hayan generado a través de un proceso de digitalización seguro. Así mismo, a obtener imágenes electrónicas de los documentos privados aportados por los ciudadanos, a través de procesos de digitalización que garanticen la autenticidad, integridad y la conservación del documento imagen.
En el ámbito de nuestra administración autonómica estos aspectos han sido desarrollados en el Decreto 19/2011, de 10 de febrero, por el que se regula la utilización de los medios electrónicos en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, en cuyo Capítulo VII se establece la política de gestión, conservación y archivo de los documentos electrónicos, estableciendo las características que deben tener estos, regulando la compulsa y digitalización de documentos e introduciendo el concepto de metadato, como pieza fundamental en toda la gestión de los documentos electrónicos. También se prevé la destrucción de los documentos en soporte papel de los que se hayan realizado copias electrónicas, así como de los documentos electrónicos en los términos previstos en el Decreto 160/2006, de 8 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias. Así mismo, se deberá tener en cuenta lo establecido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad (en adelante ENI) aprobado por el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero y sus normas técnicas de interoperabilidad (NTI).
El citado Decreto 19/2011 en su Disposición Adicional Cuarta establece las políticas, protocolos y normas técnicas que la Consejería competente en materia de procedimientos administrativos, gestión documental y archivos, administración electrónica y telecomunicaciones y nuevas tecnologías debe aprobar para el impulso e implantación de la administración electrónica en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, entre las que se encuentra el Protocolo de digitalización de documentos, como parte integrante de la política de gestión de documentos electrónicos y archivo electrónico del Gobierno de Canarias.
Por cuanto antecede, visto el informe favorable de la Comisión Superior de Tecnologías de la Información de fecha 5 de junio de 2012, y en el ejercicio de las competencias que me atribuye la citada Disposición Adicional Cuarta del Decreto 19/2011, de 10 de febrero, por el que se regula la utilización de los medios electrónicos en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias,
D I S P O N G O:
Primero.- Aprobar el Protocolo de Digitalización de documentos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias cuyo texto se incluye en el anexo de la presente Orden.
Segundo.- La presente Orden será de aplicación a partir del día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de Canarias.
Santa Cruz de Tenerife, a 23 de abril de 2013.
EL CONSEJERO DE PRESIDENCIA,
JUSTICIA E IGUALDAD,
Francisco Hernández Spínola.
A N E X O
PROTOCOLO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE CANARIAS
ÍNDICE
-
INTRODUCCIÓN.
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OBJETIVO Y ALCANCE DEL PROTOCOLO.
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ÁMBITO DE APLICACIÓN Y DESTINATARIOS.
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DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS.
4.1. Definición.
4.2. Proceso de digitalización.
4.2.1. Requisitos del proceso de digitalización.
4.2.2. Descripción del proceso de digitalización.
4.2.3. Instrucciones técnicas.
4.2.4. Requisitos complementarios.
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PROCEDIMIENTO PARA LA DESTRUCCIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN SOPORTE PAPEL.
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DEFINICIONES Y ACRÓNIMOS.
6.1. Definiciones.
6.2. Acrónimos.
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INTRODUCCIÓN.
La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, reconoce el derecho de los ciudadanos a relacionarse con las Administraciones Públicas por medios electrónicos, regulando los aspectos básicos de la utilización de las tecnologías de la información en la actividad administrativa, en las relaciones entre las Administraciones Públicas, así como en las relaciones de los ciudadanos con las mismas con la finalidad de garantizar sus derechos, un tratamiento común ante ellas y la validez y eficacia de la actividad administrativa en condiciones de seguridad jurídica, constituyendo, por tanto, un hito incuestionable para la modernización de las Administraciones Públicas.
Esta Ley va a tener una marcada incidencia en el ámbito de la gestión y archivo de los documentos administrativos al regular en el Capítulo IV de su Título Segundo, relativo al régimen jurídico de la administración electrónica, aspectos tan fundamentales como el documento administrativo electrónico, las copias electrónicas de documentos, así como el expediente y archivo electrónicos.
En lo que se refiere a la digitalización se establece la posibilidad de convertir los documentos en formato papel a documentos electrónicos manteniendo la validez jurídica siempre que se hayan generado a través de un proceso de digitalización seguro. Así mismo, a obtener imágenes electrónicas de los documentos privados aportados por los ciudadanos, a través de procesos de digitalización que garanticen la autenticidad, integridad y la conservación del documento imagen.
En el ámbito de nuestra administración autonómica estos aspectos han sido desarrollados en el Decreto 19/2011, de 10 de febrero, por el que se regula la utilización de los medios electrónicos en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, en cuyo Capítulo VII se establece la política de gestión, conservación y archivo de los documentos electrónicos, estableciendo las características que deben tener estos, regulando la compulsa y digitalización de documentos e introduciendo el concepto de metadato, como pieza fundamental en toda la gestión de los documentos electrónicos. También se prevé la destrucción de los documentos en soporte papel de los que se hayan realizado copias electrónicas, así como de los documentos electrónicos en los términos previstos en el Decreto 160/2006, de 8 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias. Así mismo, se deberá tener en cuenta lo que establezca el Esquema Nacional de Interoperabilidad (en adelante ENI) aprobado por el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero y sus normas técnicas de interoperabilidad (NTI).
La digitalización de documentos en el contexto de la administración electrónica tiene como objetivo la conversión de documentos originales en soporte papel, en documentos electrónicos con su misma validez y eficacia.
Ello implica que nuestra Administración Pública está adaptando su actividad al nuevo contexto, con la finalidad de integrar la gestión de los documentos electrónicos en el marco de los sistemas de la organización. Para ello se deberá establecer la relación entre las aplicaciones de gestión o tramitación y las de gestión de los documentos electrónicos desde la perspectiva del almacenamiento con garantías de acceso y seguridad más allá del propio proceso de tramitación, y por tanto establecer los entornos y soportes, así como su conversión que garanticen su conservación a largo plazo.
El Decreto 19/2011, de 10 de febrero, por el que se regula la utilización de los medios electrónicos en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, fija en su Disposición Adicional Cuarta las políticas, protocolos y normas técnicas que la Consejería competente en materia de procedimientos administrativos, gestión documental y archivos, administración electrónica y telecomunicaciones y nuevas tecnologías debe aprobar, a propuesta conjunta de los órganos competentes en dichas materias y previo informe de la Comisión Superior de Tecnologías de la Información, para el impulso e implantación de la administración electrónica en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, entre las que se encuentra el Protocolo de digitalización de documentos, como parte integrante de la política de gestión de documentos electrónicos y archivo electrónico del Gobierno de Canarias.
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OBJETIVO Y ALCANCE DEL PROTOCOLO.
El objetivo de este Protocolo de Digitalización de documentos (en adelante PDD) es establecer las directrices e instrucciones técnicas básicas a tener en cuenta en los procedimientos que se implanten en cualquier órgano de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias (en adelante APCAC) y sus organismos públicos dependientes para la digitalización de documentos en soporte papel, para su conversión en documentos electrónicos administrativos y la posterior destrucción de los documentos en soporte papel de origen.
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