ORDEN de 23 de febrero de 2015, por la que se aprueba la Política de gestión de documentos electrónicos y archivo electrónico de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.
| Sección | I. DISPOSICIONES GENERALES |
| Emisor | Consejería de Presidencia, Justicia e Igualdad |
| Rango de Ley | Orden |
La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, reconoce el derecho de los ciudadanos a relacionarse con las Administraciones Públicas por medios electrónicos. Esta Ley tiene una marcada incidencia en el ámbito de la gestión y archivo de los documentos administrativos al regular en el Capítulo IV de su Título Segundo, aspectos tan fundamentales como el documento administrativo electrónico, las copias electrónicas de documentos, así como el expediente y archivo electrónicos.
En el ámbito de nuestra administración autonómica, estos aspectos han sido desarrollados en el Decreto 19/2011, de 10 de febrero, por el que se regula la utilización de los medios electrónicos en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, en cuyo Capítulo VII, se establece la política de gestión, conservación y archivo de los documentos electrónicos.
El citado Decreto 19/2011, de 10 de febrero, en referencia a la gestión y conservación de documentos electrónicos en su artículo 37 declara que: "Los documentos electrónicos se han de gestionar de acuerdo con lo que establezca en cada momento la normativa que regule el sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias y en lo establecido en el presente Decreto".
Por último, el artículo 43.3 del reseñado Decreto, establece que "El archivo de documentos electrónicos se realizará de acuerdo con lo que establezca en cada momento la normativa que regule el sistema de gestión documental y organización de los archivos ya referenciado, en lo relativo al cuadro de clasificación, método de descripción y calendario de conservación, así como de acuerdo con la política corporativa de gestión de documentos electrónicos y archivo electrónico que se establezca".
El Reglamento del sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, aprobado por el Decreto 160/2006, de 8 de noviembre, lo define como "El conjunto de operaciones y técnicas, integradas en la gestión administrativa general que, basadas en el análisis de la producción, tramitación y valor de los documentos, se dirigen a la planificación, el control, el uso, la conservación y la transferencia o eliminación de los documentos con el objetivo de racionalizar y unificar su tratamiento y conseguir una gestión eficaz y rentable".
Asimismo, mediante el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, se aprueba el Esquema Nacional de Interoperabilidad que es el instrumento que debe garantizar la interoperabilidad técnica, semántica y organizativa de los sistemas y aplicaciones empleados por las Administraciones públicas regulando la creación, gestión, eliminación y/o conservación permanente del documento electrónico, como un proceso integral que requiere la coordinación y el establecimiento de directrices y responsabilidades en la gestión de estos documentos. En su Disposición Adicional Primera, prevé el desarrollo de una serie de Normas Técnicas de Interoperabilidad que son de obligado cumplimiento por parte de las Administraciones Públicas, entre las que se encuentra la de Política de gestión de documentos electrónicos que incluirá directrices para la asignación de responsabilidades, tanto directivas como profesionales, y la definición de los programas, procesos y controles de gestión de documentos y administración de repositorios electrónicos.
Por Resolución de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas de 28 de junio de 2012, se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos que sirve de fundamento y marca la definición de esta Política de gestión de documentos electrónicos y archivo electrónico de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.
El anteriormente citado Decreto 19/2011, de 10 de febrero, en su Disposición Adicional Cuarta establece que "La consejería competente en materia de procedimientos administrativos, gestión documental y archivos, administración electrónica y telecomunicaciones y nuevas tecnologías, aprobará a propuesta conjunta de los órganos competentes en dichas materias y previo informe de la Comisión Superior de Tecnologías de la Información, las políticas, protocolos y normas técnicas necesarias para el impulso e implantación de la administración electrónica, entre ellas la Política de gestión de documentos electrónicos y archivo electrónico".
Por cuanto antecede, visto el informe favorable de la Comisión Superior de Tecnologías de la Información de 19 de enero de 2015 y en el ejercicio de las competencias que me atribuye la citada Disposición Adicional Cuarta del Decreto 19/2011, de 10 de febrero, por el que se regula la utilización de los medios electrónicos en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias,
D I S P O N G O:
Esta Orden será de aplicación a todos los órganos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias y sus entidades de derecho público y organismos autónomos dependientes, para gestionar los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida, desde la fase activa o de trámite hasta la fase de archivo, así como para ejecutar las directrices corporativas en materia de archivo electrónico. Será de aplicación a los documentos en soporte papel en convivencia con documentos electrónicos en sistemas híbridos.
Los documentos que conforman la historia clínica en los centros y establecimientos hospitalarios se regirán por su normativa específica.
Se faculta a la Inspección General de Servicios y a la Dirección General de Telecomunicaciones y Nuevas Tecnologías, para dictar las instrucciones que sean necesarias para la correcta interpretación y aplicación de la presente Orden.
La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de Canarias.
Santa Cruz de Tenerife, a 23 de febrero de 2015.
EL CONSEJERO DE PRESIDENCIA,
JUSTICIA E IGUALDAD,
Francisco Hernández Spínola.
A N E X O
POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y ARCHIVO ELECTRÓNICO DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE CANARIAS.
ÍNDICE
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INTRODUCCIÓN
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OBJETO, ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN.
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ACTORES Y RESPONSABILIDADES.
3.1. Actores.
3.2. Responsabilidades.
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INFRAESTRUCTURA FUNCIONAL.
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PROCESOS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS.
5.1. Captura de documentos.
5.2. Registro.
5.3. Clasificación de documentos.
5.4. Descripción de documentos.
5.5. Transferencia.
5.6. Acceso.
5.7. Calificación de los documentos.
5.8. Conservación.
5.9. Destrucción o eliminación de documentos.
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SUPERVISIÓN, AUDITORÍA Y ACTUALIZACIÓN.
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FORMACIÓN.
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INTRODUCCIÓN.
Las organizaciones que quieran incorporarse a modelos de gestión de calidad y abordar con garantías la administración electrónica deberán contar con sistemas corporativos de gestión de documentos que se ajusten a la normativa internacional y que garantice la continuidad de sus actividades con eficiencia y seguridad jurídica. El sistema de gestión de documentos electrónicos de una organización debe integrarse en el conjunto de los sistemas de gestión de la organización y se articula sobre el ciclo de vida del documento.
El Decreto 19/2011, de 10 de febrero, por el que se regula la utilización de los medios electrónicos en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, en su Disposición Adicional Cuarta establece que la consejería competente en materia de procedimientos administrativos, gestión documental y archivos, administración electrónica y telecomunicaciones y nuevas tecnologías, aprobará a propuesta conjunta de los órganos competentes en dichas materias y previo informe de la Comisión Superior de Tecnologías de la Información las políticas, protocolos y normas técnicas necesarias para el impulso e implantación de la administración electrónica, entre ellas la Política de gestión de documentos electrónicos y archivo electrónico.
El Decreto 160/2006, de 8 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, lo define como el conjunto de operaciones y técnicas, integradas en la gestión administrativa general que, basadas en el análisis de la producción, tramitación y valor de los documentos, se dirigen a la planificación, el control, el uso, la conservación y la transferencia o eliminación de los documentos con el objetivo de racionalizar y unificar su tratamiento y conseguir una gestión eficaz y rentable.
El citado Decreto 19/2011, de 10 de febrero, en referencia a la gestión y conservación de documentos electrónicos, declara en su artículo 37 que los documentos electrónicos se han de gestionar de acuerdo con lo que establezca en cada momento la normativa que regule el sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias y en lo establecido en el Decreto. También que los órganos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias y sus organismos públicos dependientes o...
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